/ outlook

Outlook - potężne narzędzie nie tylko do obsługi poczty elektronicznej

Bycie produktywnym bardzo często sprowadza się przede wszystkim do mistrzowskiego opanowania środowiska, w którym się poruszamy. Ta zasada znajduje zastosowanie nie tylko w przypadku miejsc czy sytuacji, ale również jeśli mowa o narzędziach, z których korzystamy.

Microsoft Outlook wykorzystywany jest przede wszystkim jako klient pocztowy. Jego codzienne użycie sprowadza się do przeglądania odebranej poczty elektronicznej i pisania nowych wiadomości e-mail. To jednak nie koniec możliwości jednego z najbardziej rozbudowanych klientów poczty dostępnych na rynku. W tym artykule skupimy się na mniej znanych, jednak niemniej przydatnych funkcjach oprogramowania pocztowego firmy Microsoft oraz zastanowimy się nad tym jak usprawnić codzienne czynności związane z obsługą konta e-mail.

Katalogi

Dobrym sposobem na zorganizowanie skrzynki pocztowej jest jej podział na podkatalogi grupujące wiadomości w logiczny sposób. Częstą praktyką jest tworzenie wielu podfolderów skrzynki odbiorczej dla najważniejszych nadawców wiadomości, które odbieramy lub projektów, nad którymi pracujemy. Aby utworzyć nowy folder w naszej skrzynce odbiorczej należy kliknąć prawym przyciskiem myszki na folderze nadrzędnym, np. "Skrzynka odbiorcza", a następnie wybrać opcję "Nowy folder", po czym nazwać nowy folder zgodnie z naszymi upodobaniami.

Tworzenie nowego folderu

Od tej pory możemy zacząć posługiwać się nowym kontenerem, np. przenosząc do niego wiadomości e-mail za pomocą metody "przeciągnij i upuść". Nie jest to jednak działanie preferowane, bowiem najbardziej wygodnym sposobem segregacji wiadomości w podfolderach jest tworzenie automatycznych reguł, które opisane zostaną w dalszej części tego artykuły.
Podczas pracy z folderami należy pamiętać o jednym bardzo ważnym aspekcie dotyczącym wyszukiwania: domyślnie program Outlook przeszukuje tylko i wyłącznie bieżący folder, w którym obecnie pracujemy.

Domyślnie program Outlook przeszukuje tylko i wyłącznie bieżący folder

Wyszukiwanie w polu "Przeszukaj", aktywowanemu przez skrót klawiaturowy CTRL+E, zakończy się zwróceniem wyników tylko z bieżącego folderu, w którym się znajdujemy. By uwzględnić podfoldery i wyszukiwać w kontekście całej skrzynki odbiorczej należy wybrać opcję "Bieżąca skrzynka pocztowa". Pozostałe opcje, czyli "Wszystkie skrzynki pocztowe" oraz "Wszystkie elementy programu Outlook" sposowują przeszukanie odpowiednio: głównej skrzynki pocztowej oraz innych plików danych programu Outlook (tj. archiwów) oraz przeszukanie wszystkich elementów programu Outlook włączając w to elementy kalendarza, kontakty itp.

Reguły

Wygodnym sposobem segregacji oraz reagowania na wiadomości e-mail trafiające do naszej skrzynki pocztowej są automatyczne reguły programu Outlook. Aplikacja posiada dwa mechanizmy tworzenia nowych reguł: skrócony, który pozwala na szybkie tworzenie reguł przenoszących wiadomości od wybranego nadawcy w podkatalogów oraz zaawansowany, dający znacznie szersze możliwości konfiguracji zachowania programu po nadejściu wiadomości spełniające kryteria wyzwalające daną regułę.
Każda reguła w kliencie poczy firmy Microsoft składa się z trzech elementów:

  • wyzwalacza,
  • reakcji na wyzwalacz,
  • (opcjonalnie) wyjątków od wyzwalacza, np. przenieś wiadomość do folderu X, chyba, że spełniony został inny warunek.
    Na ogół reguły tworzone są bezpośrednio na elementach, które już trafiły do naszej skrzynki odbiorczej (post factum), dlatego - chociaż tworzyć je można jeszcze z innego miejsca - skupimy się tutaj na tym mechaniźmie. Istnieje możliwość tworzenia reguł z poziomu okna "Reguły i alerty", jednak rzadko korzysta się z tej możliwośći przed otrzymaniem wiadomości, natomiast często wraca się do niego w przypadku modyfikacji już istniejących reguł.

Oknow "Reguły i alerty"

Aby utworzyć automatyczną regułę dla wiadomości, którą otrzymaliśmy musimy kliknąć na wybranym elemencie w naszej skrzynce odbiorczej prawym przyciskiem myszki, a następnie w menu "Reguły" wybrać opcję "Utwórz regułę", co spowoduje otwarcie okna "Tworzenie reguły" pozwalającego na szybkie utworzenie nowego mechanizmu za pomocą kilku prostych kroków.

Okno tworzenia nowej reguły

W oknie możemy wybrać jeden z trzech wyzwalaczy:

  • Od [adres e-mail nadawcy], co spowoduje, że wszystkie wiadmości pochodzące od wskazanego nadawcy będą wyzwalały działanie reguły,
  • Temat zawiera, co jest szczególnie przydatne w przypadku wiadomości e-mail generowanych przez systemy informatyczne, które nieznacznie różnią się treścią, np. datą. Wyzwalacz ten dopasuje wpisaną frazę do całego tematu wiadomości, np. dla przykładowego tematu "Raport wynagrodzeń - maj 2018" wyzwalacz może zostać ustawiony na słowa "Raport wynagrodzeń" lub samo "wynagrodzeń", jednak już sformułowanie "wynagrodzeń Raport" nie zostanie dopasowane i nie uruchomi reguły.
  • Wysłana do, przydatne jeżeli chcemy podejmować automatyczne akcje w stosunku do wiadomości, których jesteśmy bezpośrenimi adresatami.
    Po wskazaniu odpowiedniego wyzwalacza pozostaje jeszcze wybrać odpowiednią reakcję:
  • Wyświetl w oknie "Alert o nowym elemencie" - przydatne w przypadku najważniejszych wiadomości, których nie chcemy przegapić. Zaznaczenie tej opcji spowoduje wyświetlenie okna "Alert o nowym elemencie" przy każdej wiadomości spełniającej reguły wyzwalacza.

Alert o nowym elemencie

  • Odtwórz wybrany dźwięk, co spowoduje, ze po otrzymaniu wiadomości w głośnikach naszego komputera zostanie odtworzony wskazany plik dźwiękowy.
  • Przenieś element do folderu, dzięki czemu wiadomość zniknie z folderu "Skrzynka odbiorcza" i pojawi się we wskazanym folderze. Oczywiście folder docelowy musi istnieć zanim będzie można go wybrać. Tworzenie nowych folderów zostało opisane w poprzednim rozdziale.

Flagi

Jedną z żelaznych zasad produktywności jest "zero nieprzeczytanych wiadomości w skrzynce odbiorczej" (ang. "0-inbox" lub "inbox-zero". Metoda ta polega na kilkukrotnym sprawdzaniu skrzynki pocztowej w ciągu dnia przez maksymalnie 10-15 minut oraz szybkim decydowaniu o elementach nieprzeczytanych - jeśli odpowiedź na wiadomość zajmuje mniej niż 2-5 minut (każdy powinien dobrać odpowiednią granicę dla siebie), to należy odpowiedzieć na nią niezwłocznie. Jeżeli natomiast mamy do czynienia z dłuższym zagadnieniem, to należy je rozplanować w terminie innym niż przegląd maili, rezerwując odpowiednią ilość czasu na jego wykonanie. W realizacji tych założeń pomóc mogą flagi. Służą one bowiem do oznaczania odebranych wiadomości, do których musimy jeszcze wrócić oraz do ustawiania przypomnień dla odbiorców naszych wiadomości, by ci podjęli oczekiwane akcje w odpowiednim momencie.
W celu szybkiego oflagowania wiadomości znajdującej się w skrzynce odbiorczej do późniejszego wykonania wystarczy skorzystać z ikony flagi znajdującej się po prawej stronie wiersza z nagłówkiem wiadomości.

Szybkie oflagowanie wiadomości e-mail

Kliknięcie w ikonę powoduje zmianę jej koloru na czerwony oraz pojawienie się nowego elementu w obszarze paska zadań do wykonania.

Obszar zadań do zrobienia

Aby oflagować wiadomość wysyłaną do adresatów, by ci otrzymali przypomnienie z programu Outlook we wskazanym terminie, wystarczy podczas tworzenia nowej wiadomości kliknąć na przycisku Flaga monitująca, znajdującym się na zakładce "Wiadomość" w obszarze "Znaczniki", po czym w nowym oknie wskazać czy ma być to flaga dla nas lub dla adresatów, oraz uzupełnić datę i godzinę, kiedy przypomnienie ma pojawić się na komputerze nadawcy i/lub adresata.

Ustawianie flagi podczas wysyłania wiadomości

Jako ciekawostkę dodam, że ustawienie daty i godziny z przeszłości spowoduje wyświetlenie przypomnienia u nadawcy i/lub odbiorcy wiadomości niezwłocznie po jej wysłaniu/odebraniu.

Kategorie

Ciekawym sposobem organizacji skrzynki pocztowej są kategorie. Stanowią one graficzną reprezentację grup zdefiniowanych przez użytkownika wedle jego upodobań. Standardowo Microsoft Outlook dostarcza kilka podstawowych kategorii biorących swoje nazwy od kolorów im przypisanych.

Domyślne kategorie Outlook

Użytkownik może w prosty sposób zmienić nazwy kategorii już istniejących jak również dodać nowe korzystając z okna "Wszystkie kategorie". Aby uzyskać do niego dostęp należy z poziomu zakładki "Narzędzia główne" w głównym oknie Microsoft Outlook kliknąć na przycisku rozwijacym "Kategoryzuj" w obszarze znaczniki, a następnie wybrać "Wszystkie kategorie".

Przykład organizacji kategorii

W nowym oknie możemy dodać nowe kategorie jak również zmodyfikować już istniejące. Dodatkowo, możliwe jest również przypisanie maksymalnie 10 kategoriom skrótu klawiaturowego, którego wciśnięcie spowoduje oznaczenie wybranej wiadomości lub wątku kategorią przypisaną do skrótu klawiaturowego.

Kategorii można używać na wiele sposobów, np. oznaczając wiadomości, które wymagają pilnej uwagi, wiadomości, w których oczekujemy na dane lub informację od innej osoby, można również wykorzystać ten mechanizm do grupowania wiadomości należących do jednego zagadnienia lub projektu. Dzięki konsekwentnemu oznaczaniu wiadomości i zaproszeń programu Outlook za pomocą kategorii możemy w późniejszym terminie wyszukiwać elementy w naszej skrzynce pocztowej korzystając z pola szybkiego wystukiwania (CTRL+E). W momencie aktywacji pola we wstążce programu Outlook (górna część okna aplikacji) pojawi się nowa zakładka kontekstowa "Wyszukiwanie", z której możemy wybrać opcję "Przypisane do kategorii", a następnie wskazać kategorię, do której należy poszukiwana przez nas wiadomość. Tak przygotowane wyszukiwanie pozwala w znaczny sposób zawęzić ilość zwracanych wyników.

Wyszukiwanie po kategorii

Kategorie podobnie jak wiele innych mechanizmów dostępnych w programie Outlook współpracują bardzo dobrze z automatycznymi regułami. Za ich pomocą możemy np. przypisywać kategorie do wiadomości na podstawie ich tematu lub nadawcy.

Foldery wyszukiwania

Outlook standardowo po instalacji dostarcza użytkownikowi kilka predefiniowanych folderów wyszukiwania. Tym mianem określa się filtr, który jest tak dostosowany, aby wyświetlać tylko elementy spełniające pewne kryteria, np.:

Przykładowe foldery wyszukiwania

Użytkownik może tworzyć reguły wyszukiwania obejmujące zarówno wielkość wiadomości, ich pochodzenie czy folder, w którym się ona znajdują, jak również kategorię, do której wiadomości zostały przypisane. W ten sposób mogą powstać filtry pokazujące np. tylko najbardziej istotne wiadomości w skrzynce odbiorczej z pominięciem wszystkich elementów generowanych automatyczne przez systemy komputerowe, które bardzo często tylko zaśmiecają naszą skrzynkę odbiorczą lub złożone mechanizmy wyszukiwania wiadomości bazujące na fragementach treści wiadomości. Nie należy jednak mylić tej funkcji programu Outlook z narzędziami szybkiego lub zaawansowanego wyszukiwania służącymi do znajdowania wiadomości doraźnie. Foldery wyszukiwania to trwały filtr, do którego możemy odwoływać się codziennie, bez żmudnego definiowania zapytania zwracającego określone wyniki wyszukiwania.

W celu utworzenia nowego folderu wyszukiwania należy kliknąć prawym przyciskiem myszki na pozycji "Foldery wyszukiwania" tuż pod folderem głównej skrzynki odbiorczej, a następnie z menu wybrać "Nowy folder wyszukiwania".

Nowy folder wyszukiwania

Kolejne okno w postaci kreatora prowadzi użytkownika przez proces tworzenia określonego filtru wyszukiwania w zależności od jego potrzeb. Istnieje również możliwość zaawansowanej definicji warunków, jakie spełniać musi wiadomość aby została wyświetlona w danym folderze wyszukiwania jednak funkcja ta działa dokładnie tak jak zostało opisane w sekcji dotyczącej wyszukiwania zaawansowanego dalej w tym dokumencie.

Szybkie wyszukiwanie

Pole szybkiego wyszukiwania pozwala na dość szeroką konfigurację w celu uzyskania bardziej trafnych wyników. Dostęp do niego można uzyskać najprościej, wciskając skrót klawiaturowy CTRL+E. Wciśnięcie tej kombinacji klawiszy spowoduje aktywację pola wyszukiwania wraz z dodatkową zakładką "Narzędzia wyszukiwania - Wyszukiwanie" w obszarze wstążki programu Outlook.

Wiadomości można przeszukiwać po słowie kluczowym występującym w dowolnym miejscu wiadomości, jak np. pole nadawcy, odbiorcy, do wiadomości, tematu, treści czy listy załączników po prostu przez wpisanie poszukiwanej frazy w polu "Przeszukaj". Domyślnie wyszukiwanie sprawdza wiadomości tylko i wyłącznie w bieżącym folderze. Aby zmienić to ustawienie należy skorzystać z listy rozwijanej na prawo od pola edycyjnego "Przeszukaj".

Różne zakresy wyszukiwania w programie Outlook

Do wyboru mamy jeszcze następujące opcje: bieżąca skrzynka pocztowa, wszystkie skrzynki pocztowe oraz wszystkie elementy programu Outlook. Pierwsza z nich rozszrza poszukiwania na wszystkie foldery w ramach konta pocztowego użytkownika. Wybranie opcji "Wszystkie skrzynki pocztowe" powoduje, że przeszukiwana jest nie tylko skrzynka pocztowa bieżącego użytkownika, ale również inne skrzynki pocztowe, np. grupowe, działowe itp. skonfigurowane w programie Outlook. Ostatnia opcja spowoduje, że przeszukana zostanie cała zawartość programu Outlook, włączając w to wszystkie skrzynki pocztowe oraz pliki danych programu Outlook (tzw. archiwa).

Inną ciekawą możliwością odnoszącą się do szybkiego wyszukiwania jest możliwość zastosowania szybkich filtrów. Wpisując w polu "Przeszukaj" zapytanie od:@gmail.com otrzymamy w rezultacie wszystkie maile, które zostały wysłane z domeny firmy Google. Podobnie można przeszukiwać wiadomości wysłane, korzystając z szybkiego filtru "do", np. do:@gmail.com. Analogicznie działają filtry "treść:", "temat:" czy "kategoria:". Filtrów można również używać w celu wyszukiwania dokładnej treści, stosując znak równości, np. filtr ustawiony w postaci temat:="Ala ma" wyszuka nam wiadomość o temacie zarówno "Ala ma kota" jak i "Ala ma psa", natomiast filtr temat:"Ala ma" zwróci podobnie jak w poprzednim przypadku "Ala ma kota" oraz "Ala ma psa", jednak oprócz tego pokaże również "Ala nie ma kota", ponieważ w tym filtrze podaliśmy jedynie, że interesują nas wiadomości e-mail zawierające w temacie słowa "Ala" oraz "ma" bez względu na ich kolejność czy ilość wystąpień. Kiedy stosujemy znak równości informujemy program Outlook, że interesują nas wyłącznie wiadomości z określonym zestawieniem słów, w tym przypadku "Ala ma".

Zaawansowane wyszukiwanie

Zaawansowane wyszukiwanie to funkcja programu Outlook dla prawdziwych koneserów wyrafinowanych mechanizmów. Dzięki niej możeby zbudować zapytania składające się z wielu elementów, które w precyzyjny sposób będą w stanie przeszukać wszystkie elementy programu pocztowego pod kątem wskazanych przez nas elementów.

Aby uzyskać dostęp do wyszukiwania zaawansowanego wystarczy skorzystać ze skrótu klawiaturowego CTRL+SHIFT+F.

Wyszukiwanie zaawansowane

Niepozorne okienko, które się ukaże skrywa jednak ogromny potencjał. W jego górnej części (1) ustalamy czego i gdzie poszukujemy. Do wyboru mamy następujące elementy podlegające wyszukiwaniu:

  • Dowolne elementy programu Outlook, czyli wszystkie poniższe kategorie,
  • Kontakty, to zapisane przez nas kontakty,
  • Notatki, a więc elementy znajdujące się w obszarze "Moje notatki",
  • Pliki, czyli załączniki do wiadomości e-mail,
  • Pozycje dziennika, czyli wpisy osobistego dziennika prowadzonego przy pomocy programu Outlook,
  • Terminy i spotkania, czyli zapisane elementy kalendarza,
  • Wiadomości, a więc wszelkiego rodzaju korespondencja e-mail,
  • Zadania, czyli oflagowane elementy lub zadania do wykonania widoczne w panelu "Moje zadania".
    Powyższych elementów możemy szukać w miejscach takich jak:
  • Główna skrzynka pocztowa i inne pliki danych programu Outlook (archiwa) wraz ze wszystkimi podkatalogami,
  • Foldery publiczne, czyli kontenery zawierające w sobie publiczne wiadomości widoczne przez wszystkich użytkowników (funkcja ta jest rzadko wykorzystywana),
  • Kalendarze internetowe, to znaczy kalendarze ze stron internetowych, jak np. Google Calendar udostępniane klientom pocztowym w postaci elementów iCal,
  • Listy SharePoint, czyli wszystkie subskrybowane kalendarze SharePoint podłączone do Outlook.
    Sekcję poniżej (2) tworzą filtry, które pozwalają na doprecyzowanie szczegółów poszukiwanej wiadomości. Do wyboru mamy trzy zakładki:
  • Wiadomości, gdzie możemy uzupełnić podstawowe szczegóły dotyczące poszukiwanej wiadomości jak wyrazy występujące w kilku różnych polach, nadawca wiadomości czy też jej odbiorca oraz sprecyzować czas wysłania, odebrania wiadomości lub ustawienia flagi wiadomości.
  • Więcej opcji, które służą do ustawienia dodatkowych szczegółów poszukiwanej wiadomości jak Kategorie, elementy przeczytane bądź nieprzeczytane, z ustawioną ważnością bądź załącznikiem, jak również o specyficznych warunkach dotyczących rozmiaru wiadomości.
  • Zaawansowane (3), czyli miejsce, z którego możemy ustawiać filtry w zakresie wszystkich pól i właściwości dowolnego elementu programu Outlook.

Ostatnia zakładka daje niewątpliwie najszersze możliwości filtrowania wyników poszukiwania informacji. Możemy w niej zbudować listę składającą się z ciągu warunków, które muszą być łącznie spełnione, aby wyszukiwanie zwróciło rezultat. Aby dodać nowy filtr należy kliknąć na przycisku rozwijanym "Pole" po czym z odpowiedniej kategorii wybrać interesujący nas filtr:

Wszystkie dostępne filtry wyszukiwania zaawansowanego

Po wyborze filtra należy go skonfigurować w polach poniżej przycisku "Pole", a następnie kliknąć na "Dodaj do listy", aby filtr pojawił się na liście "Znajdź elementy spełniające następujące kryteria". W analogiczny sposób możemy dodać kolejne filtry, po czym, w celu wyszukania wiadomości klikamy na przycisku "Znajdź" co inicjuje proces wyszukiwania, który może trwać od kilku do kilkudziesięciu sekund w zależności od zakresu przeszukiwanych informacji jak również wydajności naszego komputera.

Wyszukiwanie zaawansowane pozwala dotrzeć w najgłębsze czeluści skrzynki pocztowej i wydobyć z niej wiadomości, których inaczej nie udało by się znaleźć. Jest to potężne narzędzie posiadające chyba tylko dwie wady: budowanie skomplikowanego zapytania może być czasochłonne, a błąd w którejś z reguł spowoduje, że nie zostanie zwrócony porządany wynik.

Kanły RSS

RSS to skrót pochodzący z języka angielskiego od Rich Site Summary (bogate podsumowanie strony). Jest to technologia, która umożliwia pobieranie nagłówków wiadomości z interesujących nas witryn, dzięki czemu nie musimy ich odwiedzać , aby na bieżąco śledzić co się na nich dzieje z poziomu oprogramowania zainstalowanego na naszym komputerze. Oprogramowaniem tym może być np. program Outlook.

Aby zsynchronizować kanał RSS z naszym klientem pocztowym potrzebujemy strony internetowej udostępniającej treści tą metodą. Aby sprawdzić czy strona, która nas interesuje daje taką możliwość wystarczy wpisać jej adres w wyszukiwarce Google z dopiskiem "rss". Jako przykład wykorzystamy tutaj strone niebezpiecznik.pl traktującą o bezpieczeństwie IT. Najpierw sprawdzamy czy strona oferuje kanały RSS:

Sprawdzanie dostępności kanału RSS na stronie

Jeżeli dostępne jest źródło, z którego możemy skorzystać przechodzimy do programu Outlook, gdzie na liście reprezentującej strukturę naszej skrzynki pocztowej odnajdujemy pozycję "Źródła danych RSS".

Źródła danych RSS

Klikamy na niej prawym przyciskiem myszki i wybieramy opcję "Dodaj nowy kanał informacyjny RSS". W kolejnym okienku wprowadzamy adres prowadzący do danego źródła danych, np. https://feeds.feedburner.com/niebezpiecznik/ i klikamy na przycisku "OK". Po chwili wyświetli się kolejne okienko z pytaniem czy dodać kanał informacyjny RSS do programu Outlook, w którym potwierdzamy dodanie nowego źródła danych RSS, a następnie obserwujemy pojawiające się wiadomości w folderze przypisanym do nowego kanału.

Wiadomości pobrane z kanału RSS

Kalendarz

Kalendarz to nie tylko znakomity sposób organizacji własnego czasu. Za jego pomocą można również informować innych o naszej dostępności, godzinach pracy, planowanych nieobecnościach, zarządzać czasem pracy zespołu czy wyświetlać kalendarze z innych źródeł udostępnianych przez np. serwisy internetowe w standardzie iCal. Ponieważ kalendarz jest narzędziem tak rozbudowanym, że możnaby poświęcić mu cały artykuł, to skupimy się tutaj na najciekawszych funkcjach, zakładając, że każdy z nas korzysta już dzisiaj z kalendarza, przynajmniej w zakresie organizacji swojego dnia pracy.

Reguły formatowania

Podobnie jak skrzynka odbiorcza, kalendarz również może wykorzystywać możliwości reguł, np. w celu kolorowania wydarzeń spełniających określone kryteria. Można w ten spobób np. oznaczać innym kolorem wydarzenia, które w naszym kalendarzu utworzyły inne osoby.
Aby utworzyć nową regułę formatowania przechodzimy do widoku kalendarza (CTRL+2), po czym klikamy prawym przyciskiem myszki na obszarze prezentującym godziny i z menu kontekstowego wymieramy opcję "Ustawienia widoku".

Ustawienia widoku kalendarza

Warto zapoznać się z nowym okienkiem, ponieważ możemy w nim bardzo precyzyjnie dostosować wygląd kalendarza do naszych potrzeb. My jednak skupimy się teraz na jednej opcji dostępnej z poziomu okienka "Ustawienia widoku", a mianowicie "Formatowanie warunkowe".

Nowa reguła warunkowego formatowania

Korzystając z przycisku "Dodaj" utworzymy nową regułę, której musimy nadać nazwę (1) oraz kolor (2). Po uzupełnieniu właściwości klikamy na przycisku "Warunek...", co uruchomi kreator nowego warunku, jaki spełniać musi wydarzenie w naszym kalendarzu, aby reguła formatowania została wyzwolona. W celu utworzenia reguły kolorującej wydarzenia utworzone przez nas w polu organizator wpisujemy nasz adres e-mail i klikamy na przycisku "OK". Zamknięcie okna "Formatowanie warunkowe" oraz "Ustawienia widoku" przyciskiem "OK" spowoduje aktualizacje widoku kalendarza i naniesienie zmian wprowadzonych przez nową regułę formatowania.

SCR-000887

Szybkie kontynuowanie spotkań dotyczących jednego tematu

Często zdarza się, że jedno spotkanie powoduje konieczność spotkania się ponownie. Zdarza się, że w takim przypadku przestawiamy datę pierwotnego spotkania, co jednak nie jest prawidłowym podejściem, ponieważ gubimy historię odbytych spotkań. Outlook oferuje prosty skrót klawiaturowy CTRL+Lewy przycisk myszki, aby szybko utworzyć spotkanie będące kontynuacją poprzedniego. Wystarczy, że z wciśniętym klawiczem CTRL klikniemy na wybranym spotkaniu, a następnie nie puszczając lewego przycisku myszki przeciągniemy nowe wydarzenie w dowolne miejsce kalendarza. Gdy puścimy lewy przycisk myszki do takiego zaproszenia nadal można wejść i zmodyfikować jego czas trwania czy uczestników oszczędzając czas na mozolne wprowadzanie treści.

Dołączanie zewnętrznego kalendarza

Czy swój dzień pracy planujesz w kalendarzu Microsoft Outlook, a życie prywatne w innym narzędziu, np. Google Calendar? Jeżeli tak, na pewno nie jest ci obca sytuacja, kiedy zastanawiałeś się: "czy mogę dzisiaj wziąć udział w tym spotkaniu wypadającym po godzinach pracy?". Żeby odpowiedzieć na to pytanie wymagane było przeprowadzenie szeregu operacji, w tym włączenia przeglądarki, wprowadzenia adresu, zalogowania się na stronie kalendarza. Czy nie da się tego zrobić łatwiej? Otóż twórcy aplikacji Outlook zadbali i o to. W widoku kalendarza (do którego przejdziesz za pomocą skrótu klawiaturowego CTRL+2) klikamy na zakładkę "Folder", a następnie w obszarze "Udostępnianie" wybieramy "Otwórz kalendarz". Z nowego menu klikamy w opcję "Z Internetu", po czym wprowadzamy adres kalendarza internetowego.

Dodawanie kalendarza internetowego

W przypadku kalendarza Google informację o tym adresie znajdziemy w ustawieniach kalendarza, klikając na przycisku opcji na prawo od kalendarza, a następnie wybierając opcję "Ustawienia i udostępnianie".

Lokalizacja adresu kalendarza Google

Jeszcze prościej sprawa wygląda na stronach platformy SharePoint, na których dostępny jest kalendarz. W takiej sytuacji wystarczy bowiem jedynie wybrać w oknie przeglądarki zakładkę "Kalendarz" i kliknąć na przecisku "Połącz z kalendarzem Outlook".

Podłączanie kalendarza zlokalizowanego na SharePoint

Tworzenie spotkania na podstawie wiadomości e-mail

Może pojawić się konieczność utworzenia spotkania na podstawie wiadomości e-mail, którą przed momentem otrzymaliśmy. Co wtedy robimy, aby nawiązać do wątku dyskusji? Oczywiście przepisujemy treść do zaproszenia i w ten sposób organizujemy spotkanie... NIE! W praktyce o wiele prościej jest po prostu kliknąć w wiadomość w naszej skrzynce odbiorczej lewym przyciskiem myszki i nie puszczając go przeciągnąć wybrany element na symbol kalendarza w naszym kliencie pocztowym.

Szybkie tworzenie spotkania na podstawie wiadomości

W momencie puszczenia lewego przycisku myszki naszym oczom ukaże się znajome okno nowego spotkania, gdzie wystarczy uzupełnić datę i godzinę planowanego spotkania, aby móc je wysłać.

Asystent podczas nieobecności

Dobrym zwyczajem zwłaszcza w zorganizowanych przedsiębiorstwach jest informowanie współpracowników o planowanych nieobecnościach. W takim przypadku tworzymy nowe wydarzenie (CTRL+SHIFT+A) i na zakładce "Termin" w obszarze opcje, w pozycji "Pokaż jako" wybieramy "Nieobecny". Warto również w polu "Temat" wprowadzić ogólną informację o powodzie naszej nieobecności. Trzeba pamiętać o odpowiednim dostosowaniu pól "Czas rozpoczęcia" oraz "Czas zakończenia", aby odzwierciedlały one faktyczny czas naszej niedostępności.

Konfiguracja nieobecności w kalendarzu

Po zapisaniu tak skonfigurowanego wydarzenia każdy kto będzie planował spotkanie, w którym mamy wziąć udział, w przypadku gdy termin spotkania będzie kolidował z naszą nieobecnością zobaczy stosowną informację.

Nieobecność widziana podczas planowania spotkania

Oprócz wprowadzenia nieobecności w kalendarzu dobrym zwyczajem jest również włączenie asystenta podczas nieobecności. Jest to mechanizm, który pod naszą nieobecność automatycznie odpowiada na przychodzące wiadomości e-mail w zdefiniowany przez nas sposób. Dobrze przygotowana auto-odpowiedź powinna zawierać informacje na temat terminu naszego powrotu, tego czy mamy dostęp do skrzynki pocztowej czy też wiadomości będą przekazywane dalej oraz czy w istotnych sprawach dostępna jest osoba, która nas zastępuje. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że Outlook oferuje możliwość wysyłania innch auto-odpowiedzi do osób z naszej organizacji i spoza firmy.

Konfiguracja asystenta podczas nieobecności

Ustawiając asystenta podczas nieobecności pamiętajmy o właściwym skonfigurowaniu czasu naszej nieobecności odpowiednio uzupełniając pola "Godzina rozpoczęcia" i "Godzina zakończenia".

Korespondencja seryjna

Chociaż mechanizm korespondencji seryjnej nie jest bezpośrednio związany wyłącznie z narzędziem Microsoft Outlook, to jednak w ostatnim czasie zostałem jego fanem, dlatego zdecydowałem się na opisanie go tutaj. Korespondencja seryjna to sposób na półautomatyczne generowanie wiadomości e-mail na podstawie zdefiniowanego przez nas szablonu, które następnie możemy rozesłać do dowolnej grupy użytkowników (do każdego z osobna). Aby zaprezentować działanie tego mechanizmu potrzebne będą trzy aplikacje:

  • Microsoft Outlook - do wysyłania wiadomości e-mail oczywiście,
  • Microsoft Word - do przygotowania szablonu wiadomości,
  • Microsoft Excel - do opracowania danych wejściowych do szablonu oraz listy adresatów.

Choć na pierwszy rzut oka cały proces może wyglądać na rozbudowany, to jednak w ciągu 5 minut będziemy w stanie zbudować mechanizm, który roześle dziesiątki lub setki wiadomości w zależności od naszych potrzeb.
Zaczynamy od przygotowania szablonu wiadomości e-mail. Uruchamiamy Microsoft Word i przechodzimy na zakładkę "Korespondencja", gdzie w obszarze "Rozpoczynanie korespondencji seryjnej" klikamy na menu rozwijane przy "Rozpocznij korespondencję seryjną" i wybieramy opcję "Wiadomości e-mail".

Tworzenie nowej korespondencji seryjnej

Graficzny interfejs użytkownika programu Word zmieni się nieco, aby ułatwić wprowadzanie informacji. Rozpoczynamy tworzenie nowego szablonu wiadomości przez wprowadzenie treści, która następnie zostanie wysłana do odbiorców:

Szanowny Panie ,

Uprzejmie informujemy, że przesyłka pocztowa o numerze będzie do odbioru w Urzędzie Pocztowym znajdującym się w przy ul. .

Pozdrawiamy,
Zespół obsługi przesyłek pocztowych

Przechodzimy do Microsoft Excel i zabieramy się za przygotowywanie danych wejściowych do wiadomości. Z treści korespondencji wynika, że będziemy potrzebowali: imienia i nazwiska adresata, numeru przesyłki pocztowej, miasta i ulicy, gdzie zlokalizowany jest Urząd Pocztowy oraz adresu e-mail adresata, choć ta ostatnia informacja nie wynika z treści. Przygotowujemy zatem tabelę zawierającą wszystkie wymagane informacje:

Źródło danych wykorzystywane podczas tworzenia korespondencji seryjnej

Zapisujemy dane programu Excel na dysku w postaci pliku z rozszerzeniem *.xlsx, po czym wracamy do programu Word. Na zakładce "Korespondencja", w obszarze "Rozpoczynanie korespondencji seryjnej" klikamy w przycisk "Wybierz adresatów", a następnie wskazujemy opcję "Użyj istniejącej listy". W oknie "Wybieranie źródła danych" wskazujemy przygotowany przez nas w programie Excel plik z danymi, po czym wskazujemy, w którym akruszu znajdują się wprowadzone przez nas informacje i wracamy do edycji w programie Word.

Wybór arkusza z danymi

W tym momencie naszym zadaniem jest wskazanie w treści wiadomości, gdzie mają znajdować się dane z poszczególnych wierszy pliku z danymi w formacie *.xlsx. Umieszczamy kursor za fragmentem Szanowny Panie ,, klikamy na przycisku "Wstaw pola korespondencji seryjnej" w obszarze "Wpisywanie i wstawianie pól", po czym wybieramy pole reprezentujące nazwę kolumny pliku z danymi w formacie Excel, którą chcemy wstawić we wskazane miejsce. W tym przypadku będzie to Imię_nazwisko. Umieszczamy kursor w obszarze edycji na fragmencie Uprzejmie informujemy, że przesyłka pocztowa o numerze i ponownie za pomocą przycisku "Wstaw pola korespondencji seryjnej" wstawiamy do treści nagłówek kolumny przechowującej numery przesyłek (nr_przesyłki). Analogicznie postępujemy z kolumnami Miasto oraz Ulica uzupełniając wymagane informacje. Gotowa wiadomość powinna wyglądać w następujący sposób:

Szanowny Panie «Imię_nazwisko»,

Uprzejmie informujemy, że przesyłka pocztowa o numerze «Nr_przesyłki» będzie do odbioru w Urzędzie Pocztowym znajdującym się w «Miasto» przy ul. «Ulica».

Pozdrawiamy,
Zespół obsługi przesyłek pocztowych

Przed wysłaniem wiadomości warto podglądnąć jej treść po podstawieniu danych. W tym celu w programie Word klikamy na przycisku "Podgląd wyników" w obszarze o tej samej nazwie, po czym klikając na strzałki obok przycisku "Podgląd wyników" możemy sprawdzić czy informacje zostały podstawione prawidłowo. Jeżeli w naszej ocenie wszystko przebiegło prawidłowo klikamy na przycisku "Zakończ i scal" w obszarze "Kończenie" i wybieramy "Wyślij wiadomość e-mail". W kolejnym oknie zatytułowanym "Scalanie do poczty e-mail" wskazujemy w polu "Do", która kolumna zawiera adres e-mail adresata wiadomości, uzupełniamy jej temat i kilkamy na przycisku "OK".

Ostatni krok przed wysłaniem korespondencji seryjnej

W programie Microsoft Outlook, w obszarze skrzynki nadawczej możemy obserwować kolejne wiadomości, które zostały przez nas wysłane.

Zakończenie

Na koniec powiem tylko, że program Outlook nie jest wyjątkiem jeżeli chodzi o rozbudowane możliwości. Często narzędzia, które na pierwszy rzut oka wydają się proste i przeznaczone do prozaicznych zadań, skrywają potężne możliwości ułatwiające naszą pracę. Opisanie wszystkich możliwości klienta pocztowego firmy Microsoft jest świetnym materiałem na książkę, a w tym artykule udało nam się zaledwie dotknąć najbardziej popularnych funkcji. Mam nadzieję, że przydadzą się wam przy wypełnianiu codziennych obowiązków i sprawią, że przyjdą one łatwiej.